Overblog Suivre ce blog
Editer l'article Administration Créer mon blog

Blog des écoles Les Petits Lutins et Les Trois Chênes de la Salvetat Saint Gilles

Blog des écoles Les Petits Lutins et Les Trois Chênes de la Salvetat Saint Gilles

N'hésitez pas à nous contacter : lutins.3chenes@gmail.com (RPE) ou association.peluche@gmail.com (PELUCHE)


P.E.LU.CHE : Compte-rendu de notre réunion du 7 février 2012

Publié par Ecoles des sur 13 Février 2012, 21:09pm

Catégories : #P.E.LU.CHE

         PELUCHE1 couleur-copie-1

 

 

Compte-rendu de notre réunion du 7 février 2012

 

Participants

Cécile IRLES (Vice Présidente)
Élodie RUFF (Vice Présidente)
Katia LARROSE (Trésorière)
Nadia YACOUBI (Secrétaire)
Aurélie DAUMAS (Secrétaire Adjointe)
Felipe CLARA (Membre actif)
Franck COURADETTE (Membre actif)
Sandrine MONLOUIS-BONNAIRE (Membre actif)
Audrey SALAZAR (Membre actif)   

 

Excusés

Florence DOYEN (Présidente)
Angélique FLEURY (Membre actif)
Alain PETITMANGIN (Membre actif)
Isabelle VAGHI (Membre actif)


1- ACCUEIL DES NOUVEAUX MEMBRES ACTIFS


a.    Présentation de l’association et de son fonctionnement aux 3 nouveaux venus
Bienvenue aux nouveaux membres !!
Présentation de l’association, ses objectifs et ses statuts.

b.    Clarification du rôle/responsabilités des membres actifs par rapport aux adhérents simples

Adhérent simple

  • Etre informés régulièrement des actions, ainsi que de la vie scolaire (mises à jour du blog, comptes-rendus, lettre d’informations...),
  • Faire connaissance avec d'autres parents,
  • Montrer de l’intérêt pour les actions de l’association,
  • Apporter une aide pratique ponctuelle lors des manifestations/actions de l’association.

Membre actif

  • Participer régulièrement et activement à nos réunions de travail
  • Etre conscient du rôle décisionnaire lors des votes de l’association
  • S’investir dans nos actions (kermesse, tombola, ventes).


c.    Renommer les membres actifs en administrés/conseil d’administration
Vote du renommage du terme membres « actifs » en « Conseil Administration »
-> Voté à l’unanimité
Pour ce vote, Alain avait donné procuration à Florence, qui avait elle-même donné la sienne à Cécile et Elodie.

d.    Vote de l’intégration des nouveaux membres du conseil d’administration
Vote de l’intégration de Felipe CLARA, Audrey SALAZAR et Sandrine MONLOUIS–BONNAIRE en tant que membres du conseil d’administration
-> Voté à l’unanimité
Pour ce vote, Alain avait donné procuration à Florence, qui avait elle-même donné la sienne à Cécile et Elodie.

 
2.    BILAN ADMINISTRATIF


a.    Nombre d’adhérents

  • 42 adhérents répartis sur les 2 écoles (dont 13 investis dans le conseil d’administration).

En cette 1ère année de création, le bureau est très fier de ce nombre d’adhésions et vous remercie de votre soutien.

b.    Membres actifs sortants

  • 3 personnes passent de membres actifs à simple adhérents.


c.    Ouverture du compte/assurance

  • Ouverture le samedi 28 janvier 2012 d’un compte chèque auprès de la banque Crédit Mutuel à Purpan
  • Dépose des chèques des 38 premiers adhérents soit 190€, il reste quelques chèques reçus depuis à déposer.
  • Frais de parution au Journal Officiel (44€) remboursés en partie par la banque (30€ remboursés).
  • Souscription d’une assurance Responsabilité Civile à 80€ par an (indispensable pour utiliser les locaux communaux et organiser la kermesse).


3.    CHOCOLATS DE PAQUES: POINT D’AVANCEMENT (LEADER -> CECILE)

  • Les catalogues Initiatives seront distribués via les cahiers des enfants courant semaine 6 (06 au 10 février).
  • Des catalogues supplémentaires seront également déposés au Centre de Loisirs du Cézérou.
  • Commandes réglables par chèque à l’ordre de l’association P.E.LU.CHE.
  • Date limite des commandes aussi via les cahiers des enfants le vendredi 2 mars 2012.

->    Dépouillement des commandes samedi 3 mars 2012 à 14h00 chez Cécile.
       - Alain, Katia, Cécile, Audrey et Franck seront présents. Sandrine & Nadia assureront la relève vers 15h00.
->    A la réception de la commande, un appel sera lancé à tous les adhérents volontaires pour aider à la préparation des commandes par famille -> date et lieu à définir.


4.    PHOTOS INDIVIDUELLES 2011 : BILAN FINANCIER (LEADER ->  ISABELLE)
Recette totale de 982,40 euros soit 491,20 euros reversés aux coopératives de chaque école.


5.    NEWSLETTER A DESTINATION DE TOUS LES ADHERENTS
 

a.    Format, Contenu
•    Lecture en séance, puis validation du fond et de la forme.
•    Diffusion très prochainement à tous les adhérents par email (aux adresses communiquées lors de l’adhésion).
•    Fréquence de parution non définie, variera selon les actualités.
Remarque: Pensez à mettre un lien internet vers les statuts.

b.    Responsabilité des secrétaires
Il relève de la responsabilité des secrétaires de rédiger et de publier la newsletter sans demander une validation à tout le conseil d’administration.
->  voté à l’unanimité

 

6.    KERMESSE (LEADER -> ÉLODIE)

 

a.    Autorisations obtenues

  • Accord officiel du maire pour organiser le samedi 16 juin 2012 de 15h à 18h la kermesse des 2 écoles.
  • Les 2 directrices sont favorables à cette fête.
  • Le Centre de Loisirs est d'accord pour nous aider et nous prêter du matériel.

b.    Plan de sécurité

  • RDV pris à la mairie le mercredi 29 février 2012 avec Mme Drouaud et Mr Olivieri.
  • Service Premiers Secours (obligatoire) : Devis reçu de la Croix Blanche estimé à 180€ pour 4 personnes incluant la location du matériel. Faire établir un devis avec une autre société pour comparer les tarifs  Aurélie

c.    Tombola/Financement

  • Exposé les différents types de tombola proposés par la société Initiatives. Aucune décision prise en séance. A étudier plus en détails.

d.    Organisation du jour « J »
De nombreux points de l’organisation ont été énoncés (fonctionnement par carte, nombre de stands, buvettes, nature et provenance des lots…).
La kermesse est L’ACTION de notre 1ère année d’existence. Elle nécessite un gros travail d’organisation et de préparation. Il en va du succès de la kermesse.
Merci de votre implication sur ce sujet !
->  Élodie va lancer une réunion spécifique kermesse à tous les adhérents.
Note : Il est important que, dans la mesure du possible, tous les membres viennent à cette réunion préparatoire afin de proposer son aide et ses idées.


7.    AUTRES POINTS ABORDES
 

 

a.    Création d’une adresse mail pour l’association (Leader Nadia)

  • L’adresse « association.peluche@gmail.com » a été crée le 08/02/2012. Action close.


b.    Proposition de communiquer via Facebook

  • Une période de tests est demandée pour mieux comprendre le fonctionnement des réseaux sociaux et mesurer l’impact et les mesures de sécurité à prendre si l’association utilise ce média pour communiquer avec les parents d’élèves. Création d’un compte « fictif » sur Facebook -> Leader Franck
  • Présentation du mode d’emploi des Flux RSS -> Leader Franck


8.    RECAPITULATIF ACTIONS EN COURS

  actions fevrier2012

9.    ACTIONS A PREVOIR POUR L’ANNEE PROCHAINE

  • Loto : lancer au plus tôt un comité de réflexion -> Leader Audrey
  • Groupe de musique : Concert / Barbecue / Frites au chapiteau des Paradets afin de clôturer l’année scolaire – Date proposée Juillet 2012-> Leader à définir
  • Journée des associations : demander si on doit s’inscrire -> Leader à définir
  • Lancer un doodle afin de connaitre quel jour de la semaine le conseil d’administration est le plus disponible -> Leader Aurélie


10.    AGENDA

-> Moment convivial de rencontre et de partage autour d’un verre entre tous les adhérents


RDV Mardi 28 février 2012 à 20h30

à la maison de quartier



NOTE : Pour des raisons logistiques, nous avons besoin d'avoir une idée du nombre de participants. La capacité d'accueil de la maison de quartier étant limitée, nous ne pourrons malheureusement pas accueillir les familles complètes de nos adhérents. Dans la mesure du possible, merci de venir sans vos enfants…

Pour nous aider à mieux vous accueillir, merci de compléter ce formulaire en ligne avec votre nom et de cocher la case correspondant au nombre de participants présents à notre réunion. Enfin, enregistrez les informations remplies (si le lien ci-dessous ne s’ouvre pas, vous pouvez le copier/coller dans votre navigateur internet).


http://www.doodle.com/hc2q4wu8iuhm2me8

Nous vous remercions de votre compréhension et espérons vous voir nombreux.

Merci pour votre lecture !
Le bureau P.E.LU.CHE

Commenter cet article

Archives

Articles récents