P.E.LU.CHE : Compte Rendu de notre réunion du 13 Mars 2012

Compte Rendu Réunion P.E.LU.CHE

du 13 mars 2012

Participants Florence DOYEN (Présidente) Cécile IRLES (Vice Présidente) Élodie RUFF (Vice Présidente) Katia LARROSE (Trésorière) Aurélie DAUMAS (Secrétaire Adjointe) Felipe CLARA (Conseil administration) Audrey SALAZAR (Conseil administration) Angélique FLEURY (Conseil administration) Alain PETITMANGIN (Conseil administration)

Excusés Nadia YACOUBI (Secrétaire) Franck COURADETTE (Conseil administration - CA) Sandrine MONLOUIS-BONNAIRE (CA) Isabelle VAGHI (CA)

1.     Bilan administratif

            49 adhérents répartis sur les 2 écoles (dont 13 investis dans le conseil d’administration) 

2.     Bilan comptable

Point non abordé en séance

3.     Chocolats de paques – Bilan financier – Leader Cécile 

Chiffre d'affaires de 3 400 € pour un bénéfice de 800 €

Cadeaux Initiatives : lecteur CD è il sera offert lors de la kermesse dans la tombola

+ 2 cadeaux « meilleur vendeur » è à remettre aux 2 plus gros acheteurs.

Bilan mitigé: Les Trois Chênes ont commandé en masse, plus que les Petits Lutins (environ 4/5 pour les Trois Chênes)

Causes possibles: Association nouvelle, 1^ère proposition de vente côté Petits Lutins, marque méconnue, prix assez chers et qualité non reconnue

Propositions pour une prochaine année

-       faire une vente de chocolats Jeff de Bruges à Noël, sans bénéfices sur la vente, mais ouverte aux seuls adhérents (pour inciter les gens à adhérer)

-       Continuer les chocolats sur école des Trois Chênes, et faire une action différente côté Petits Lutins (tabliers, torchons ou autres)

4.     Communication vis-à-vis des familles

a.    Association débutante – le constat

Problème de méconnaissance du rôle de l'association, et méfiance associée, notamment vis-à-vis du rôle des RPE.

Il faut absolument améliorer la communication pour que les parents comprennent nos buts.

Proposition d'Isabelle : mettre des affiches sur les panneaux d'affichage : écoles maternelle et primaire et centre de loisirs : Action Nadia/Aurélie

b.    Organisation d’un nouveau moment de convivialité – Leader Florence / Audrey

Organiser un moment de convivialité un vendredi soir, sur le plateau sportif devant l'école primaire.

Le RDV est pris pour vendredi 30 mars. L’association offrira des sirops grenadine/menthe et petits gâteaux.

Les volontaires doivent venir dès 16h30 pour monter les tables, etc.

Autorisation mairie : action Florence à fait

Présents : Angélique (jusqu'à 17h), Cécile, Audrey, Alain, Aurélie, Elodie ?, Florence ?

5.     Kermesse – Leader Élodie 

a.     Plan de sécurité

·         RDV avec la sécurité mercredi 14 mars

·         à voir la nécessité d'un agent de sécurité (400€)

b.    Communication

·         avec les Écoles

-       RDV avec Mme Guillot pour discuter de l'implication de l'école dans la kermesse
-> refus complet

-       RDV avec Cécile Bertrand vendredi 16 mars è accueil très favorable

·         Vers les familles 

-       Faire un sondage pour connaître le nombre de personnes intéressées
-> Voté à la majorité

=> Action Florence de proposer un mot pour le sondage

c.     Organisation du jour « J »

-     Dimension de l’évènement à ajuster en fonction du nombre de personnes réellement disponibles pour l’organiser (sera déterminé le jour de la réunion kermesse, le 26 mars à partir de 20h00 à la maison de quartier)

d.    Financement

-       La vente des chocolats est aujourd'hui la seule rentrée que nous avons eue.

-       Possibilité de faire une tombola, mais avec tirage au sort le jour de la kermesse pour motiver les gens.

-       La tombola sera « maison », c'est-à-dire que ce sont aux adhérents de trouver les lots.

-> Action Audrey de regarder ce qui existe comme carnets à souche permettant de renseigner nom/prénom/n° de téléphone

 6.     Récapitulatif actions en cours 

 

7.     Agenda 

Distribution chocolats de Pâques : Lundi 26 mars 2012 de 17h00 à 19h00 devant la maison de quartier. 

Réunion information Kermesse : Lundi 26 mars 2012 à 20h00 à la maison de quartier. Nous avons besoin de vous alors venez nombreux !

Moment de convivialité et de découverte de l’association: Vendredi 30 mars 2012 à partir de 17h00 sur le plateau sportif devant l'école primaire des 3 Chênes. Des rafraichissements et des biscuits vont seront offerts.

 Merci de votre lecture !

Le bureau P.E.LU.CHE